Cum se implementeaza un sistem de management al energiei (ISO 50001), instruirea personalului si imbunatatirea continua

Cum putem implementa managementul energetic?

Fig. 1. Reprezentarea schematica a unui model de implementare a managementului energetic

1.1. Stabilirea unei echipe de energie

Este o parte importanta si primul pas in managementul energiei. Echipa de energie este responsabila pentru planificarea, implementarea, monitorizarea, precum si pentru evaluarea programului de gestionare a energiei. Sarcinile echipei includ, de asemenea, furnizarea de instruire si comunicarea rezultatelor.

O persoana nu poate face totul. Activitatea de gestionare a energiei este o activitate de cooperare care implica o echipa si, de obicei, multiple subechipe.

Conducere de nivel superior trebuie sa perceapa managementul energiei ca parte a activitatii de baza a organizatiei. Cheia este un lider al echipei de energie la nivel senior manager, care este imputernicit de sprijin din partea managementului de top. Directorul de energie ar trebui sa fie pasionat de gestionarea energiei, fara a fi un fanatic, pentru a nu reduce coeziunea echipei. Unii directori de energie au o pregatire tehnica, altii au o experienta financiara sau au fost manageri de uzina. Indiferent de formarea de baza, directorul de energie trebuie sa fie capabil sa lucreze cu toate nivelurile de personal, de la personal de executie, la ingineri si finantisti.

Numarul membrilor echipei de energie la nivel operational depinde de marimea organizatiei. Componenta acestei echipe de energie este cruciala. Directorul de energie poate stabili membrii echipei bazandu-se pe unitati de afaceri, zone operationale si/sau regiuni. Trebuie luat in considerare un reprezentant din fiecare domeniu operational, care afecteaza in mod semnificativ consumul de energie, cum ar fi:

aprovizionare;
financiar;
operare si mentenanta;
proiectare-dezvoltare;
sanatate si securitate in munca;
protectia mediului;
constructori;
contractori si furnizori;
responsabili cu utilitatile.

Un aspect important este sa se asigure ca echipa este multidisciplinara. Unele organizatii multinationale au mai multe niveluri de echipe de energie, care formeaza o retea de energie. O organizatie mica poate avea doar cativa reprezentanti-cheie.

1.2. Includerea instalatiilor

Cele mai multe imbunatatiri energetice sunt puse in aplicare la nivelul instalatiei. Se impune ca instalatiile sa faca aprovizionari in acord cu programul de management energetic al organizatiei.
Formarea unei echipe energetice pentru fiecare instalatie reprezinta un mecanism de a implica oamenii si este esentiala, deoarece practicile de lucru de zi cu zi in instalatii au o mare influenta asupra eficientei energetice.

1.3. Implicarea partenerilor, furnizorilor si a clientilor

Este bine sa se ia in considerare partenerii, asociatii, clientii, furnizorii si prestatorii de servicii in programul de gestionare a energiei. Furnizorii de servicii care reduc costurile lor proprii de energie ar putea folosi aceste economii practicand preturi mai mici. Acesti furnizori pot contribui, de asemenea, la imbunatatirea programului organizatiei dvs. de gestionare a energiei prin oferirea de sfaturi privind achizitionarea de echipamente eficiente energetic. In acelasi timp, ajutand clientii sa reduca costurile de energie ar putea oferi la randul lor un produs/serviciu cu pret mai bun, ceea ce ar ajuta la pastrarea lor in calitate de cumparatori ai produselor noastre.

1.4. Identificarea oportunitatilor de economisire a energiei

Echipa de energie si de experti tehnici trebuie sa efectueze evaluari la toate instalatiile prin vizite in teren pentru a gasi oportunitati de economisire a energiei. In timpul evaluarilor, membrii echipei de energie pot vedea cele mai bune practici existente si pot identifica nevoile de noi tehnologii. Dupa o evaluare de aproximativ o saptamana (pentru o organizatie mare, cu multe puncte de lucru), membrii echipei scriu un raport amanuntit. Un rezumat al acestuia poate circula intern pe intranet sau poate fi publicat in buletinul organizatiei.

1.5. Resurse si responsabilitati

Finantarea este o cheie a succesului programului de management al energiei. Unele organizatii stabilesc un procent din bugetele lor pentru proiectele de energie. Provocarea este de a obtine proiecte de energie incorporate in ciclul de buget anual, ca un element de linie. Momentul este foarte important, deoarece adaugarea unor proiecte mai tarziu s-ar putea sa nu aiba sustinere financiara necesara.

1.6. Stabilirea Programului de energie

Experienta unor organizatii cu programe de energie de succes arata ca planificarea atenta si eficienta mobilizeaza si creeaza un impuls pentru echipa de energie la lansarea programului. Un program de succes implica:

inainte de orice lansare oficiala, directorul de energie trebuie sa pregateasca o informare cu privire la beneficiile privind eficienta energetica, abordarea propusa si o lista de potentiali membri ai echipei de energie;
directorul de energie trebuie sa informeze conducerea de varf;
trebui sa aiba loc o serie de intalniri ale echipei de energie pentru a pregati lansarea oficiala a programului; credibilitatea proiectului poate creste daca se prezinta un proiect-pilot cu o perioada scurta de amortizare a cheltuielilor;
un eveniment formal (poate chiar un webcast), prin care conducerea anunta formarea retelei de echipe de energie si prezentarea directorului de energie, ajuta la crearea de credibilitate pentru programul de energie. Cu aceasta ocazie, se poate comunica si politica energetica. Pentru a sublinia importanta gestionarii eficace si eficiente a energiei, se poate prezenta experienta unei organizatii care a implementat un management al energiei si rezultatele pozitive obtinute.

Doua componente sunt esentiale pentru programul de gestionare a energiei:

mecanismele pentru urmarirea si comunicarea progreselor inregistrate;
instrumentele informale si formale pentru transferul de informatii catre manageri si lucratori.

Sistemul de management care urmareste performanta energetica, punerea in aplicare a celor mai bune practici, precum si progresele inregistrate fata de obiective, este un instrument eficient de evaluare a progreselor si comunicare a succeselor.

Un al doilea element-cheie este un sistem de management de cele mai bune practici privind baza de date. Acest instrument poate varia de la o baza de date pe intranetul organizatiei sau foi de calcul furnizate numai managerilor si inginerilor.

2. Instruirea si sensibilizarea personalului

2.1. Forme de constientizare

Cele mai uzuale instrumente pentru sensibilizarea personalului si cresterea gradului de constientizare privind eficienta energetica, la indemana tuturor, sunt: afise, site-uri, intranet, sondaje, concursuri.

Postere informative atractive si site-uri pe intranet mentin programul de energie viu in fata ochilor oamenilor, realizand in acelasi timp educarea acestora.

Se pot efectua unele studii sau sondaje adresate tuturor angajatilor sau unui esantion de angajati pentru a-i sensibiliza cu privire la eficienta energetica.

Se pot tine concursuri pentru a trezi interes pentru programul de energie.

2.2. Forme de instruire

Investitia in formarea care promoveaza dezvoltarea angajatilor ajuta la a asigura succesul programului de energie prin dezvoltarea capacitatii organizationale globale. Angajatii in cunostinta de cauza sunt mult mai motivati sa contribuie cu idei, sa opereze echipamentele in mod corect si sa urmeze procedurile.

Instruirile formale pot fi directionate pentru a aborda chestiuni specifice de gestionare a energiei si transferului de competente si, de asemenea, pot fi folosite ca o oportunitate de a aduna feedback-ul.

De formarea care promoveaza dezvoltarea profesionala a membrilor-cheie ai echipei de energie depinde succesul programului organizatiei.

Este bine sa se ia in considerare si sa se includa in procesul de instruire specifica persoanele care deservesc sistemele HVAC (HVAC – heat, ventilation, air conditioning) si de aer comprimat, pentru a deveni experti tehnici in astfel de echipamente care afecteaza considerabil consumul de energie.

3. Mentinere si imbunatatire continua

Mentinerea programului de management al energiei in viata si mereu in stare actualizata este, probabil, cea mai mare provocare. Sustinerea programului necesita asigurarea ca managerii si angajatii sunt constienti de rezultate.

Este necesara mentinerea motivatiei personalului, de exemplu, prin oferirea de recunoastere si recompense, pentru a-si imbunatati continuu performanta.

Eficienta energetica trebuie sa devina o parte a culturii organizatiei, integrata in sistemele sale de management, astfel incat programul de energie sa fie stabil, puternic, nu doar un flash, vulnerabil la orice nevoie de reducere a costurilor.

Cateva din companiile ce au certificat un sistem de management al energiei conform standardului ISO 50001 sunt:

ARCTIC S.A.
ASCENSORUL S.A.
OTIS LIFT S.R.L.
R.A. JUDETEANA DE DRUMURI SI PODURI CONSTANTA
ROMPREST SERVICE S.A.